Règlement Interieur
Fédération du Patrimoine Maritime Méditerranéen
95 rue Henri Fruchier
F – 13600 LA CIOTAT
RÈGLEMENT INTÉRIEUR
Adopté par l’Assemblée Générale Ordinaire du 23 janvier 2010
Modifié par l’Assemblée Générale du 29 janvier 2011
Modifié par l’Assemblée Générale du 14 janvier 2012
Préambule
Le présent Règlement précise les détails d’application des statuts et fixe des règles de fonctionnement qui doivent être respectées à l’instar des statuts.
Le vote en assemblée générale ordinaire est la condition nécessaire et suffisante pour valider la modification de ce règlement.
Article 1 – Politique – Religion
La FPMM est, par définition, laïque, apolitique, et ouverte à toutes les cultures.
Aucun débat ne devra se faire jour au sein de la FPMM qui remette en cause ces principes.
Tout adhérent qui, par ses actes, par ses propos ou par ses écrits, viendrait à manquer au respect de cette règle encourrait l’exclusion.
Article 2 – Adhésion
Le Bureau de la FPMM examine les demandes d’adhésion. La délibération peut se dérouler via internet. La délibération est secrète. Elle est prise à la majorité simple. Elle est communiquée au demandeur par le Président. Elle n’a pas à être motivée. Les éléments fournis pour le dossier sont conservés en archive avec le résultat du vote.
Pour être affilié à la Fédération, tout groupement ou association doit exister depuis deux années au moins.
Article 3 – Membres
- les membres affiliés sont des personnes morales. Elles doivent mandater deux de leurs membres pour les représenter au sein de la FPMM et prendre part aux actions décidées par l’assemblée générale ; cette nomination doit être communiquée par écrit à la FPMM et préciser si elle autorise la candidature au Conseil d’Administration.
- les membres adhérents sont des personnes physiques. Elles ne représentent qu’elles mêmes.
Une personne physique ne peut en aucun cas être adhérent à titre individuel si elle est membre, d’une association, d’un groupement ou d’un organisme affilié à la FPMM.
Toute personne physique perd sa qualité d’adhérent dés lors qu’elle devient membre d’une association, d’un groupement ou d’un organisme affilié à la FPMM, ou encore lors de l’adhésion à la FPMM d’ une association, d’un groupement ou d’un organisme dont elle est membre.
A ce titre, elles devront faire connaître lors de leur demande d’adhésion, ou en tous temps après leur adhésion, leur appartenance à d’autres associations ou organismes quels qu’en soient les buts ; le manquement à cette règle constitue une faute grave pouvant enclencher une procédure d’exclusion.
Article 4 – Ressources
Cotisations :
Personnes morales : la cotisation annuelle est de 30 € depuis le 1er Janvier 2008.
Au 1er janvier 2012 elle sera de 30 € assorti d’un complément de 1 € par membre de l’association affiliée.
- Personnes physiques : la cotisation demandée annuellement est de 15 €.
Le montant des cotisations évoluera indépendamment pour chaque catégorie d’adhérents.
Les appels de cotisations sont faits lors de la convocation de l’assemblée générale annuelle et renouvelés 4 à 6 mois plus tard.
En l’absence de paiement de la cotisation, aucune participation au vote n’est possible.
Subventions : par définition, leur affectation est définie à l’avance. Seules les subventions de fonctionnement pourront supporter des ajustements de répartition comptable en cours d’exercice.
Dons : La FPMM s’engage à respecter les volontés des donateurs en matière d’emploi de leurs libéralités
Article 5 – Champ d’action
La FPMM pourra entreprendre et mener des actions, conformément aux orientations adoptées par l’assemblée générale, en tous temps et en tous lieux, en France comme dans d’autres pays.
Article 6 – Domaine d’activité
Le Patrimoine Maritime est constitué de la mer et des espaces littoraux terrestre, dont l’étendue à l’intérieur des terres est variable, et de tout ce qu’ils contiennent. Que ces contenus soient maritimes au sens strict ou qu’ils soient influencés, modelés, imprégnés par la mer.
Le Patrimoine Maritime englobe la culture et les traditions maritimes.
Article 7 – Relations avec les affiliés
Les affiliés sont libres de s’intéresser à tout ou partie seulement du patrimoine maritime.
Ils restent libres de leurs orientations dans la mesure où elles restent en cohérence avec les buts de la FPMM et n’entrent pas en conflit avec un ou plusieurs autres affiliés.
Les affiliés doivent participer activement à l’action de reconnaissance de leur valeur citoyenne par les collectivités. A cette fin, ils communiqueront annuellement à la FPMM, dans le courant du second trimestre de l’année civile, un compte rendu d’activité de l’année précédente, faisant apparaître le nombre de leurs adhérents, le montant global des cotisations reçues et celui des subventions reçues, le montant total des investissements faits (restaurations, créations de documents, d’expositions, etc…), les actions achevées, les actions en cours et les projets, et, enfin, le montant de la valorisation du bénévolat.
Il peut arriver qu’un représentant de groupement affilié ait une attitude incompatible avec les statuts ou la politique de la FPMM. Dans ce cas, et à tout moment, le bureau pourra l’exclure de la réunion, le second représentant de l’organisme ayant alors, ipso facto, délégation pour voter à sa place ; l’organisme concerné procèdera à la désignation d’un autre représentant en remplacement de celui exclu.
En cas d’application de l’article 6 des statuts, l’affilié ou l’adhérent exclu ne pourra prétendre au remboursement des cotisations versées. La FPMM ne saurait être tenue responsable des conséquences que cette exclusion pourrait entrainer pour le membre exclu.
Article 8 – Assemblée générale
L’assemblée générale ordinaire définit la politique générale de la fédération proposée par le Conseil d’Administration.
Elle se réunit chaque année au cours du premier trimestre civil.
8 – 1 – Convocations
L’Assemblée Générale est convoquée par courriel, dans un souci d’économie et de protection de la nature. Les convocations sont envoyées aux affiliés et adhérents un mois au moins avant la date de tenue de la réunion. L’ordre du jour et les documents devant faire l’objet d’un vote sont joints à la convocation.
8 – 2 – Ordre du jour
Les questions non inscrites à l’ordre du jour et que des adhérents ou affiliés souhaiteraient soumettre à l’assemblée générale devront être adressées, avec les pièces jointes s’il y a lieu, au Bureau, sous huit jours. Le Bureau établira et communiquera un additif à l’ordre du jour.
Seules les questions régulièrement inscrites seront débattues en séance.
8 – 3 – Vote
Seuls peuvent participer aux votes les affiliés et adhérents à jour de leurs cotisations à l’ouverture de la réunion.
Les membres affiliés et les membres actifs ont seuls voix délibérative à l’assemblée générale.
Les membres affiliés disposent de deux voix.
Les membres actifs disposent d’une voix.
Donc, lors du vote, chaque personne physique dûment mandatée et chaque adhérent individuel disposera d’une voix.
Les membres bienfaiteurs, donateurs et d’honneur ne peuvent prendre part aux délibérations s’ils ne sont pas membres affiliés ou actifs.
La présence ou la représentation d’au moins la moitié des membres affiliés est nécessaire pour la validité des délibérations. Pour ce quorum, un affilié (personne morale) compte pour un, bien qu’ayant deux délégués.
8 – 4 – Représentation
Chaque association ou organisme affilié peut se faire représenter par un autre affilié par délégation de pouvoir écrite remise au président de séance dés l’ouverture de la réunion.
La délégation de pouvoir doit être établie sur papier à l’en-tête du délégataire et préciser les noms de ses représentants habituels et ceux de l’affilié délégué et de ses représentants fédéraux ; elle doit mentionner clairement si la délégation est générale ou limitée à un ou plusieurs points particuliers de l’ordre du jour.
Un affilié ne peut représenter qu’un seul autre affilié.
Un affilié ne peut être représenté que par un seul autre affilié.
Un adhérent personne physique, peut se faire représenter par un autre adhérent de même catégorie. Un tel adhérent ne peut être porteur que d’une seule délégation écrite à l’en-tête du délégataire et précisant la durée et l’étendue de la délégation.
Article 9 – Conseil d’administration
Il est désigné par l’assemblée générale ordinaire suivant les règles définies par l’article 9 des statuts.
Les deux tiers des membres doivent être des délégués de groupements ou associations affiliées.
Il choisit en son sein les membres du Bureau.
Il peut être réuni à tout moment à la demande du président ou du tiers de ses membres.
Le délai de convocation est de 15 jours au moins.
La convocation se fait par courriel.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents.
Aucun quorum n’est requis.
La représentation par délégation est possible mais chaque administrateur présent ne peut représenter qu’un seul absent. Le mandat doit être écrit et présenté à l’ouverture de la réunion.
En cas de partage, la voix du président est prépondérante.
Tout administrateur qui manquerait deux réunions consécutives du conseil sera réputé démissionnaire.
La fonction d’administrateur est bénévole. Elle consiste à proposer et débattre des actions pouvant améliorer la perception du Patrimoine et de la Culture Maritimes et coordonner les actions menées par les membres.
Article 10 – Bureau
Il peut être réuni à tout moment à la demande du président ou du tiers de ses membres.
Le délai de convocation est de 15 jours au moins.
La convocation se fait par courriel.
Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents.
Aucun quorum n’est requis.
La représentation par délégation est possible mais chaque présent ne peut représenter qu’un seul absent. Le mandat doit être écrit et présenté à l’ouverture de la réunion.
En cas de partage, la voix du président est prépondérante.
Le Bureau pilote l’action de la Fédération.
Sauf délégation spéciale, seuls les membres du Bureau peuvent représenter la Fédération et parler en son nom.
Le mandat des membres du Bureau leur est attribué par le Conseil d’Administration ; la durée en est celle du mandat d’administrateur.
Le Président représente la fédération, conduit les actions et arbitre les débats. Il peut déléguer ses pouvoirs à un vice président ; cette délégation est limitée en objectif et en temps.
Les Vices Présidents représentent la fédération dans les limites de la délégation reçue du Président ou de la mission reçue du Conseil d’Administration.
Le Secrétaire tient à jour les documents officiels et règlementaires : déclarations en Préfecture ; registre des Assemblées Générales ; délibérations du Conseil d’Administration ; la liste des affiliés et adhérents. Il convoque les adhérents aux réunions, prépare les feuilles de présence, assure le pointage des présents et représentés. Lorsqu’un Secrétaire Adjoint est nommé, il assume une part de ce travail en accord avec le Secrétaire.
Le Trésorier tient les comptes de la fédération, établi le bilan, prépare les budgets et les demandes de subvention. Il agit conjointement avec le Secrétaire pour le recouvrement des cotisations et l’assurance de la fédération en responsabilité civile. Lorsqu’un Trésorier Adjoint est nommé, il assume une part de ce travail en accord avec le Trésorier.
Compte bancaire : le Président et le Trésorier sont seuls habilités à émettre des chèques et signer les documents qui engagent financièrement la fédération.
Article 11 – Délégation régionale
Dans la perspective de faciliter et renforcer l’action fédérale, tant auprès des associations que des administrations, une délégation régionale permanente pourra être donnée à un vice-président fédéral.
Les objectifs de mission de cette délégation sont, dans la région concernée :
- harmoniser les relations entre les membres de la fédération;
- établir et développer de bonnes relations avec les institutions, organismes et associations non affiliées.
Les vice-présidents délégués régionaux doivent tenir informé l’ensemble du Bureau fédéral, en temps réel, des réunions programmées et rendre compte des réunions tenues, ainsi que de tous les événements pouvant concerner la Fédération.
Article 12 – Comité exécutif
Sur proposition du Bureau, l’assemblée générale peut désigner, pour une mission définie, un comité exécutif, constitué d’adhérents, de représentants d’affiliés, assistés ou non de personnes cooptées.
Article 13 – Assemblée générale extraordinaire
Les convocations, la réalisation et la diffusion de l’ordre du jour, les votes suivent les mêmes règles que celles prévues pour les assemblées générales ordinaires.
Article 14 – Frais engagés par des administrateurs
Dans le cas de missions de représentation à grande distance, sous réserve d’en avoir convenu le niveau et la valeur à l’avance avec le Bureau et de présenter les justificatifs correspondants avec un mémoire des dépenses, les frais engagés seront pris en charge ; il s’agira exclusivement du coût de déplacement et d’hébergement (les repas et autres consommations restent à la charge de l’administrateur). Bien évidemment, les administrateurs concernés s’engagent à ne pas faire prendre en charge ces mêmes frais par une autre structure.
Le budget annuel de la FPMM comportera une ligne en vue d’abonder ces frais de mission.
Les déplacements en véhicules personnels seront pris en charge par application du barème fiscal pour les véhicules particuliers de 5cv effectuant 30 000 km/an, ce quel que soit le véhicule réellement utilisé, auquel seront ajoutés les péages autoroutiers et les prix de parc auto.
Pour les déplacements par rail, le remboursement se fera sur la base du tarif de seconde classe, sauf si le voyageur bénéficie de conditions particulières plus avantageuses bien que voyageant en première classe.
Pour ce qui concerne les bateaux et aéronefs, la formule de dédommagement sera choisie au cas par cas avant l’engagement de la dépense.
Les frais engagés par les administrateurs dans le cadre de leur mandat (participation aux réunions ; représentation de proximité de la FPMM) ne sont pas remboursés.
Pour bonifier la trésorerie de la FPMM d’un point de vue comptable, il est souhaitable que les administrateurs établissent annuellement à l’intention du Trésorier un mémoire des dépenses qu’ils auront engagées au cours de l’exercice, accompagné des pièces justificatives et d’une lettre par laquelle ils font don de cette créance à la FPMM.
